Privacy statement

Privacy Statement VVAO

Over de identiteit van de verwerker van persoonsgegevens

De Nederlandse Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, optredend onder de naam VVAO, gevestigd te Den Haag (kantoorhoudende aan de N.C.B.-laan 45, 5462 GB Veghel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr. 40407142, is een vereniging die empowerment en economische positieontwikkeling van vrouwen centraal stelt en dat doet door onder meer de belangen van de hoger opgeleide vrouw te behartigen en een gelijkwaardige positie van vrouwen bij de uitoefening van hun beroep of bedrijf te bevorderen. Daarnaast wil zij een inspirerend, zakelijk en persoonlijk netwerk zijn voor hogeropgeleide, ambitieuze en sociaal betrokken vrouwen.

De VVAO is georganiseerd in een hoofdbestuur en afdelingen. Hoger opgeleide vrouwen kunnen lid worden van de VVAO. Om haar doelstelling te bereiken, verwerkt VVAO daarom persoonsgegevens van onder meer haar leden.

In deze verklaring legt de VVAO uit waarom en op welke wijze zij persoonsgegevens verwerkt, omdat de VVAO privacy van haar leden belangrijk vindt en omdat zij wenst te voldoen aan de regelgeving om privacy te beschermen. Dit is tevens het privacy beleid van de VVAO.

Welke gegevens verwerkt de VVAO?

De VVAO verwerkt alleen die gegevens die nodig zijn om haar doelstelling te bereiken. Dit behelst:

  • Naam, adres en woonplaats van leden
  • (Academische) titel
  • Andere contact gegevens zoals e-mailadressen en telefoonnummers
  • Geboortedatum
  • IBAN in verband met betaling lidmaatschap
  • Opleiding
  • Contributiesoort

 Daarnaast verwerkt de VVAO op afdelingsniveau namen, e-mailadressen en gegevens van kringen waaraan wordt deelgenomen en (eventueel) presentie bij georganiseerde evenementen of jaarvergaderingen.

Van haar hoofdbestuur verwerkt de VVAO naam van de aanwezigen bij bestuursvergaderingen, alsmede de namen en contactgegevens (telefoon, e-mail adres) van deelnemers aan commissies (JAC en FAC), alsmede kopie identiteitsbewijzen in verband met aanmelding bij de Kamer van Koophandel.

De VVAO heeft per afdeling een penningmeester en een penningmeester bij het Hoofdbestuur. In verband met deze bijzondere positie wordt in aanvulling van de gegevens die hierboven staan genoemd ook nog verwerkt aan persoonsgegevens:

  • Kopie geldig identiteitsbewijs
  • Geboorteplaats
  • Datum van uitgifte paspoort
  • Volledige naam en voorletters
  • Paspoortnummer

Als er een bestelling geplaatst wordt via de webshop waar bijv. producten met het VVAO logo besteld kunnen worden, zullen ook gegevens worden verwerkt ten aanzien van het bestelde product en wie besteld heeft.

Voor zover een lid gebruik maakt van social media als twitter, LinkedIn en Facebook, wordt alleen een e-mailadres en naam van een lid van de VVAO verwerkt indien het lid zichzelf aanmeldt als volger op de social media. Dit geldt ook voor het gebruik van Whatsapp-groepen.

Indien een geïnteresseerde of aspirant lid de VVAO website bezoekt, kan deze aanmelden. Hiervoor worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  • Mailadres
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Groep

Waarom verwerkt de VVAO persoonsgegevens (grondslagen van verwerking)?

De bescherming van privacy is belangrijk bij het verwerken van (persoonlijke) gegevens.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door VVAO voor

  1. uitvoering van overeenkomsten die de VVAO aangaat en voor het aangaan van lidmaatschappen conform haar statutaire doelstelling;
  2. het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Soms is het verwerken van persoonsgegevens verplicht vanwege een wettelijke verplichting zoals fiscale verplichtingen en het doen van betalingen door penningmeesters of vanwege verenigingsrechtelijke verplichtingen waaronder inschrijving bij de Kamer van Koophandel van bestuursleden;
  3. voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang: Om haar doelstelling als vereniging te kunnen bereiken en leden te verwittigen van de activiteiten van de VVAO en om te kunnen corresponderen met leden.

Verzamelde gegevens worden conform toepasselijke wet- en regelgeving verwerkt. Voor het gebruik van cookies op de website van de VVAO wordt verwezen naar het Cookie statement dat deel uitmaakt van dit privacy statement.

Bijzondere persoonsgegevens

De VVAO zal geen bijzondere persoonsgegevens verzamelen en of vastleggen zoals gegevens met betrekking tot politieke opvattingen, godsdienstige overtuiging of gezondheid.

De VVAO verzamelt foto’s of heeft dit in het verleden gedaan. Deze foto’s kunnen op vrijwillige basis worden aangeleverd door het betreffende lid. Sommige VVAO afdelingen verzamelen foto’s van leden voor een fysiek smoelenboek, omdat niet alle leden 'digitaal' zijn ingericht.

Het hoofdbestuur van de VVAO heeft er voor gekozen om zichtbaar te zijn op de website. Daarom zijn van leden van het hoofdbestuur foto’s geplaatst. Dit geschiedt met voorafgaande expliciete toestemming.

Rechten van betrokkenen

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie krijgt een ieder van wie persoonsgegevens wordt verwerkt een aantal rechten (hierna genoemd “Data Subject” of “betrokkene”). Deze staan hieronder vermeld. De VVAO spant zich in om hieraan zo goed mogelijk te voldoen. Een ieder die van diens rechten gebruik wenst te maken kan met de VVAO contact opnemen via kantoor@vvao.nl

Categorieën van betrokkenen of Data Subjecten zijn:

  • leden en aspirant-leden
  • bestuursleden en hoofdbestuursleden
  • deelnemers aan vergaderingen en evenementen
  • door de VVAO ingeschakelde derden voor de website, het kantoor, de administratie
  • overige leveranciers

Hoe de VVAO met de rechten van ieder Data Subject omgaat, staat hieronder beschreven:

Recht op: Hoe gaat de VVAO hiermee om?

Informatie en inzage

Een Data Subject heeft het recht om te zien

welke gegevens de VVAO verwerkt. Ieder die daartoe een verzoek indient, kan inzage krijgen en daarnaast verstrekt de VVAO informatie over het hoe en waarom zij gegevens verwerkt.

Rectificatie van persoonsgegevens

De VVAO past foutieve gegevens aan zodra een verzoek daartoe wordt ingediend.

Verwijdering van persoonsgegevens

Indien de VVAO daartoe verzocht wordt, kan de VVAO persoonsgegevens verwijderen. Het kan echter zijn dat de VVAO persoonsgegevens niet mag verwijderen vanwege een wettelijke verplichting of een ander gerechtvaardigd belang. In dat geval blijven de gegevens gehandhaafd.

Beperking

Als iemand het idee heeft dat de VVAO

persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist

verwerkt, kan een verzoek ingediend worden om de verwerking te laten beperken. De VVAO honoreert een dergelijk verzoek, tenzij dit niet kan worden ingewilligd in verband met een andere wettelijke verplichting zoals het verplicht meewerken aan Justitiële verzoeken of fiscale verplichtingen.

Bezwaar

Voor de verwerking van persoonsgegevens

kan ieder Data Subject bezwaar indienen.

Het kantoor van de VVAO zal een bezwaar

in behandeling nemen en kenbaar maken wat zij daarmee doet. Indien het gaat om

marketing, zal de VVAO verwerking beëindigen.

Overdraagbaarheid van gegevens

Persoonsgegevens kan een Data Subject

laten overdragen. Hiertoe moet een verzoek

worden ingediend bij de VVAO.

Indienen van klachten

Indienen van klachten Iedereen die vindt dat de VVAO niet handelt in overeenstemming met de regelgeving, kan

daarover klagen bij de VVAO. Daarnaast kan een klacht ingediend worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik van derden/verwerkers

De VVAO kan gebruik maken van professionele marktpartijen voor het organiseren van netwerkbijeenkomsten of voor het behartigen van haar doelstellingen en de belangen van haar leden te dienen. Deze professionele partijen kennen een zelfstandige verplichting op het gebied van gegevensbescherming en worden door de VVAO verplicht om te voldoen aan regelgeving op het gebied van dataprotectie, voor zover zij niet reeds zelfstandig hieraan voldoen. Vragen over deze professionele marktpartijen en over hun wijze van gegevensverwerking kunnen gesteld worden aan het kantoor van de VVAO kantoor@vvao.nl.

Informatie-uitwisseling vindt zoveel mogelijk beschermd plaats en met in achtneming van alle geldende regels op het gebied van data protectie en uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor het behartigen van de doelstellingen van de VVAO en haar leden dan wel voor de uitvoering van de Overeenkomsten die de VVAO heeft gesloten. 

Alle gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen die gelden in Nederland en binnen de Europese Unie. Door lid te worden van de VVAO gaat een lid akkoord met het beleid van de VVAO op het gebied van privacy zoals vervat in dit document.

De VVAO is uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor door VVAO afdelingen en kringen opgezette Whatsapp-groepen of andere sociale media waaraan deelname door leden op vrijwillige basis geschiedt.

De VVAO acht de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar leden en bezoekers van haar website van het grootste belang en draagt zorg voor de verwerking van gegevens met in achtneming van alle toepasselijke regelgeving en draagt hiervoor eindverantwoordelijkheid. Bezoekers van de website worden niet door de VVAO gevolgd.

De categorieën van ontvangers van persoonsgegevens zijn:

  • professionele marktpartijen die de VVAO faciliteren De professionele marktpartijen waarvan de VVAO gebruik maakt zijn een dienstverlener die kantoordiensten verleent aan de VVAO en de databank van de VVAO beheert, de website bouwer en hoster, mailbedrijven als MailChimp en eventuele andere dienstverleners zoals de accountant;
  • een bedrijf dat in opdracht van de VVAO de contributie int;
  • archief: Atria voor het landelijk archief en regionale archieven voor afdelingsaangelegenheden – een dataopslagbedrijf in Purmerend voor het financieel archief.

De VVAO sluit verwerkersovereenkomsten voor zover deze partij geen zelfstandige verplichting heeft tot het verwerken van persoonsgegevens.

Gegevens uitwisseling binnen EU / buiten EU

Alle gegevens die de VVAO verwerkt, worden in principe verwerkt binnen de EU.

Uitzondering van het sturen van nieuwsbrieven. Hiervoor maakt de VVAO gebruik van een Amerikaans bedrijf, MailChimp. MailChimp valt onder het EU-US Privacy Shield programma, hierdoor wordt verzekerd dat het bedrijf voldoet aan de Europese privacy beschermingsregels. Dit staat in hun privacy policy onder paragraaf 16. De VVAO sluit een verwerkersovereenkomst bij gebruik van het programma.

Duur van het aanhouden van gegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de duur die noodzakelijk is. Veel gegevens zijn van historisch belang voor de VVAO en kunnen dus voor een langere tijd bewaard worden. Dit dient een gerechtvaardigd belang van de VVAO.

Persoonsgegevens die vermeld staan op bankpassen worden vernietigd zodra een penningmeester is uitgetreden.

Beveiliging van persoonsgegevens

De VVAO werkt onder meer waar nodig met versleutelde communicatie en beveiligde verbindingen. De VVAO draagt zorg voor bescherming van haar ledendatabank. Daarnaast heeft de VVAO maatregelen genomen met betrekking tot bewaren van gegevens die ingeschat worden als hoog risico, zoals het bewaren van identiteitsbewijzen of informatie daaruit. De VVAO werkt met autorisaties, wachtwoorden en inloggegevens.

Voor fysieke stukken heeft de VVAO als richtlijn deze zodanig te bewaren dat onbevoegde derden geen toegang hiertoe hebben of zich makkelijk toegang daartoe kunnen verschaffen.

De VVAO draagt overigens geen verantwoordelijkheid voor het gebruik van privé computers van leden waarop persoonsgegevens van VVAO-leden kunnen voorkomen of waarop informatie van de VVAO wordt ontvangen.

Cookie statement

Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestand dat naar de computer, tablet of smartphone van de bezoeker van een website wordt gestuurd. Het gebruik van cookies via de instellingen van de browser kan worden in- en uitgeschakeld. Cookies kunnen ook worden verwijderd. Cookies worden niet gebruikt om personen te identificeren, maar slechts machines. De VVAO verwijst voor haar cookie verklaring naar het document dat elders op de website is geplaatst.

Wijzigingen

De VVAO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement.

Voor vragen kan contact opgenomen worden met de VVAO via kantoor@vvao.nl.

Dit Privacy Statement is opgesteld in mei 2018 en van kracht sinds 25 mei 2018.

(versie 3.0./mei 2018/IDW)